Desain dan Struktur Organisasi

DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI

Desain dan struktur Organisasi merupakan faktor penting yang mempengaruhi perilaku individu dan kelompok-kelompok yang ada di dalam organisasi. Berbagai perubahan yang terjadi dalam manajemen dalam lingkungan bisnis global saat ini merupakan alasan utama desain dan struktur menjadi lebih diperhatikan.

A. KONSEP DASAR

Dalam konteks desain organisasi, Ivancevich (2008) mendefinisikannya sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen. Dengan demikian, keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah struktur organisasi.

Ada enam elemen yang perlu diperhatikan oleh para manajer ketika akan mendesain struktur organisasi. Ke-enam elemen tersebut meliputi (Robbins, 2007) :

1.    Spesialisasi Pekerjaan adalah sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri

2.    Departementalisasi adalah dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama

3.    Rantai komando adalah garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke unit terbawah dan menjelaskan siapa yang bertanggung jawab kepada siapa. Wewenang sendiri merupakan hak yang melekat dalam sebuah posisi manajerial untuk memberikan perintah dan untuk berharap bahwa perintahnya tersebut dipatuhi

4.    Rentang Kendali adalah jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif

5.    Sentralisasi – Desentralisasi. Sentralisasi adalah sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi

6.    Formalisasi adalah sejauh mana pekerjaan pekerjaan di dalam organisasi dilakukan.

Sementara Ivancevich (2008) mengungkapkan 4 komponen sebagai pembentuk struktur organisasi meliputi :

1.    Pembagian kerja, menyangkut kadar dari spesialisasi pekerjaan. Para manager membagi seluruh tugas organisasi menjadi pekerjaan-pekerjaan khusus yang tersusun dari aktivitas-aktivitas khusus.  Contoh : Seorang Account Representative pada Kantor Pajak yang memiliki pekerjaan khusus seperti  pengawasan kepatuhan kewajiban perpajakan, melaksanakan bimbingan dan melaksanakan himbauan kepada Wajib Pajak (WP).Pendelegasian Kewenangan. Proses pembagian kewenangan dari atas ke bawah dalam organisasi.

2.    Pendelegasian kewenangan (delegation of authority) mengacu secara khusus pada kewenangan pengambilan keputusan, bukan melakukan pekerjaan. Pendelegasian kewenangan memiliki efek positif pada pengembangan manager professional, dan membawa iklim persaingan dalam organisasi.

3.    Pembagian Departemen. Cara organisasi dibagi secara structural. Pembagian departemen ini dapat dikelompokkan menjadi pembagian departemen berdasarkan fungsinya (functional departementalization), berdasarkan wilayah (geographic departementalization), berdasarkan produk (product departementalization), berdasarkan pelanggan (customer departementalization).

4.    Rentang Kendali adalah jumlah bawahan yang melapor kepada atasan. rentang ini merupakan satu faktor yang mempengaruhi bentuk dan tinggi suatu struktur organisasi.

B. Dimensi Struktur

Empat desain keputusan (pembagian kerja, pendelegasian kewenangan, pembagian departemen, dan rentang kendali) menghasilkan struktur organisasi, Para peneliti dan praktisi manajemen berusaha untuk mengembangan pemahaman mengenai hubungan antar struktur dan kinerja, sikap, keefektifan, dan variabel lainnya.  Secara umum, gambaran mengenai struktur meliputi formalisasi, sentralisasi, dan kerumitan.

1.    Formalisasi mengacu derajat dimana segala harapan mengenai cara dan tujuan pekerjaan dirumuskan, ditulis dan diberlakukan. Suatu organisasi yang sangat formal, akan memuat prosedur dan aturan yang ketat dalam setiap kegiatan / pekerjaan di dalam organisasi. Dengan demikian, semakin formal suatu organisasi, maka semakin ketat pula aturan dan prosedur kerja. Formalisasi merupakan hasil dari spesialisasi kerja yang tinggi, pendelegasian kewenangan yang tinggi, pembagian departemen berdasarkan fungsi, dan luasnya rentang kendali.

2.    Sentralisasi merupakan dimensi struktur organisasi yang mengacu pada derajat dimana kewenangan untuk mengambil keputusan dikuasai oleh manajemen puncak. Hubungan sentralisasi dengan empat desain keputusan adalah sebagai berikut : Semakin tinggi spesialisasi kerja, semakin besar sentralisasi, Semakin sedikit kewenangan yang didelegasikan, semakin besar sentralisasi,  Semakin besar penggunaan departemen berdasarkan fungsi, semakin besar sentralisasi, Semakin luas rentang kendali, semakin besar sentralisasi

3.    Kerumitan (complexity) adalah suatu struktur organisasi yang mengacu pada jumlah pekerjaan atau unit yang berbeda dalam organisasi.

Ada dua model umum desain organisasi, yaitu model mekanistik dan organik .

1.  Model organisasi mekanistik, yaitu model yang menekankan pentingnya    mencapai produksi dan efisiensi tingkat tinggi. Henry Fayol mengajukan sejumlah prinsip yang berkaitan dengan fungi pimpinan untuk mengorganisasi dan empat diantaranya berhubungan dengan pemahaman model mekanistik yaitu:

a)  Prinsip Spesialisasi yaitu merupakan sarana terbaik untuk mendayagunakan tenaga individu dan kelompok.

b)  Prinsip Kesatuan Arah yaitu semua pekerjaan harus dikelompokkan berdasarkan keahlian.

c)  Prinsip Wewenang dan Tanggung jawab yaitu manager harus mendapat pendelegasian wewenang yang cukup untuk melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.

d)  Prinsip Rantai Skalar yaitu hasil alami dari pelaksanaan ketiga prinsip sebelumnya adalah rantai tingkatan manajer dari peringkat wewenang paling tinggi sampai dengan peringkat paling rendah. Rantai scalar adalah jalur keseluruhan komunikasi vertical dalam sebuah organisasi.

Model mekanistik sangat efisien karena karakteristik strukturnya. Model ini sangat kompleks karena menekankan pada spesialisasi kerja, sangat disentralisasikan karena menekankan wewenang dan tanggung jawab, sangat formal karena menekankan fungsi sebagai dasar utama departementalisasi. Karakteristik dan praktek organisasi ini mendasari model organisasi yang diterapkan secara luas. Namun, model mekanistik bukan satu-satunya model yang diterapkan.

Menurut Herbert G. Hicks, organisasi tipe ini mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:

1.     Mempunyai struktur yang baik, yang dapat menggambarkan hubungan-hubungan wewenang (authority), kekuasaan, (power), akuntabilitas (accountability), dan pertanggungjawaban (responsibility).  Struktur itu dapat pula menunjukkan saluran-saluran melalui komunikasi/tata-hubungan.

2.    Memiliki spesifikasi jabatan yang jelas bagi setiap anggota.

3.    Hirarki dari tujuan organisasi formal dinyatakan dengan tegas.

4.    Dalam organisasi ini, masalah status, prestasi, gaji, kedudukan atau pangkat dan penghasilan diatur dan diawasi dengan baik.

5.    Organisasi ini tahan lama dan direncanakan, sebab penempatannya sesuai dengan peraturan.  Mereka relatif tidak fleksibel.

6.    Dalam organisasi ini, keanggotaan diperoleh secara sadar, pada waktu tertentu dan umumnya terbuka.

Herbert G. Hicks, juga memberikan beberapa contoh organisasi model mekanistik, antara lain perusahan besar, pemerintah pusat dan daerah, serta universitas-universitas.

Organisasi ini juga dapat pula dilihat dari bentuk hubungan-hunbungan yang terjadi antara orang-orang dalam kelompok tersebut.  Dikatakan organisasi formal apabila hubungan antara orang-orang dalam kelompok kerjasama bersifat formal, karena hubungan-hubungan formal pada umumnya diatur dalam dasar hokum pendirian organisasi/lembaga.

Sedangkan menurut salah satu sumber di internet[1], organisasi mekanistik menganut sistem tertutup.  Sistem ini dasar pemikirannya banyak dipengaruhi oleh ilmuan – ilmuan fisika dan diterapkan pada suatu sistem yang mekanistis. Konsentrasinya pada hal – hal yang internal. Model ini satu – satunya model yang lama sekali mempengaruhi pemikiran dalam administrasi Negara antara lain : model Birokratis , model Hierarki , model Formal , model Rasional dan model mekanistis.

Sifat yang menonjol dari sistem tertutup adalah adanya kecendrungan yang kuat untuk bergerak mencapai keseimbangan dan entropi yang statis. Karakteristik lain yang dapat dipergunakan untuk mengenal sistem tertutup ini seperti yang dikatakan oleh Tom Burns dan G.M Stalker adalah :

1.    Tugas rutin terjadi dalam keadaan yang stabil

2.    Adanya pembagian tugas

3.    Sarana

4.    Konflik di dalam organisasi diselesaikan dari atasan

5.    Pertanggungjawaban

6.    Rasa tanggung jawab dan loyalitas seseorang diberikan kepada subunit birokrasi yang telah dibebankan kepadanya

7.    Organisasi dipahami sebagai suatu struktur hierarki

8.    Pengetahuan hanya inklusif berada pada pucuk hierarki ( pimpinan )

9.    Interaksi diantara orang – orang dalam organisasi cendrung vertikal

10. Gaya interaksi diarahkan untuk mencapai kepatuhan , komando dan hubungan yang jelas antara atasan dan bawahan

11. Loyalitas dan kepatuhan pada seorang atasan dan organisasi pada umumnya sangat ditekankan

12. Prestise adalah pelekat di dalamnya , yakni bahwa kedudukan seseorang itu didalam organisasi sangat ditentukan oleh kantor dan derajat seseorang.

Dapat diambil kesimpulan bahwa sistem tersebut menekankan adanya keteraturan dan keajengan seperti mesin pabrik yang bergerak berdasarkan aturannya untuk menjaga adanya kestabilan. Max Weber menyebutnya tipe ideal dari suatu organisasi. Suatu tipe ideal adalah bahwa organisasi itu berusaha untuk menjadi apa yang seharusnya terjadi.

2.  Model organisasi organik, yaitu menekankan pada pentingnya mencapai keadaptasian dan perkembangan tingkat tinggi. Desain organisasi ini kurang mengandalkan peraturan dan prosedur, wewenang yang disentralisasikan atau spesialisas yang tinggi. Karakteristik dan praktek organisasi yang mendasari model organik sama sekali berbeda dari karakteristik dan praktek yang mendasari model mekanistik. Perbedaan yang paling mencolok antara kedua model itu berasal dari kriteria keefektifan yang berbeda yang ingin diusahakan sebesar-besarnya oleh masing-masing model. Jika model mekanistik berusaha untuk mencapai efisiensi dan produksi secara maksimum, maka model organik berusaha untuk mencapai keluwesan dan keadaptasian yang maksimum. Organisasi organik bersifat luwes dan dapat beradaptasi dengan tuntutan perubahan lingkungan karena desain organisasinya mendorong untuk lebih mendayagunakan potensi manusia.

Dalam pengertian umum , model ini lebih menekankan saling hubungan dan saling ketergantungan antara unsur – unsur organisasi yang bersifat sosial dan teknologi. Organisasi dipertimbangkan sebagai serangkaian variable yang saling berhubungan sehingga jika salah satu variable berubah menyebabkan berubahnya variable lainnya.

Karakteristik dari model  menurut Burns dan Stalker merupakan kebalikan dari karakteristik dari sistem tertutup yang sebagai berikut :

1.    Tugas yang tidak rutin berlangsung dalam kondisi yang tidak stabil

2.    Pengetahuan spesialis menyebar pada tugas – tugas pada umumnya

3.    Hasil lebih diutamakan

4.    Konflik didalam organisasi diselesaikan dengan interaksi antara teman sejawat

5.    Pencairan pertanggung jawaban ditekankan

6.    Rasa pertanggungjawaban dan loyalitas seorang adalah pada organisasi secara keseluruhan

7.    Organisasi dipandang sebagai struktur network yang merembes

8.    Pengetahuan atau informasi dapat berada dimana saja dalam organisasi

9.    Interaksi diantara orang – orang didalam organisasi cendrung bergerak horizontal

10. Gaya interaksi yang diarahkan untuk mencapai tujuan lebih bersifat saran dibandingkan pemberian instruksi

11. Hasil tugas dan pelaksanaan kerja yang baik diutamakan

12. Prestise ditentukan dari pihak luar

---