DESAIN DAN STRUKTUR
ORGANISASI
Desain dan struktur
Organisasi merupakan faktor penting yang mempengaruhi perilaku individu dan
kelompok-kelompok yang ada di dalam organisasi. Berbagai perubahan yang terjadi
dalam manajemen dalam lingkungan bisnis global saat ini merupakan alasan utama
desain dan struktur menjadi lebih diperhatikan.
A. KONSEP DASAR
Dalam konteks desain
organisasi, Ivancevich (2008) mendefinisikannya sebagai proses penentuan
keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan,
dan departemen. Dengan demikian, keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih
ini akan menghasilkan sebuah struktur organisasi.
Ada enam elemen yang
perlu diperhatikan oleh para manajer ketika akan mendesain struktur organisasi.
Ke-enam elemen tersebut meliputi (Robbins, 2007) :
1. Spesialisasi Pekerjaan adalah sejauh mana
tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri
2. Departementalisasi adalah dasar yang dipakai
untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama
3. Rantai komando adalah garis wewenang yang
tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke unit terbawah dan
menjelaskan siapa yang bertanggung jawab kepada siapa. Wewenang sendiri
merupakan hak yang melekat dalam sebuah posisi manajerial untuk memberikan
perintah dan untuk berharap bahwa perintahnya tersebut dipatuhi
4. Rentang Kendali adalah jumlah bawahan yang
dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif
5. Sentralisasi – Desentralisasi. Sentralisasi
adalah sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik
di dalam organisasi
6. Formalisasi adalah sejauh mana pekerjaan
pekerjaan di dalam organisasi dilakukan.
Sementara Ivancevich
(2008) mengungkapkan 4 komponen sebagai pembentuk struktur organisasi meliputi
:
1. Pembagian kerja, menyangkut kadar dari
spesialisasi pekerjaan. Para manager membagi seluruh tugas organisasi menjadi
pekerjaan-pekerjaan khusus yang tersusun dari aktivitas-aktivitas khusus.
Contoh : Seorang Account Representative pada Kantor Pajak yang memiliki pekerjaan
khusus seperti pengawasan kepatuhan kewajiban perpajakan, melaksanakan
bimbingan dan melaksanakan himbauan kepada Wajib Pajak (WP).Pendelegasian
Kewenangan. Proses pembagian kewenangan dari atas ke bawah dalam organisasi.
2. Pendelegasian kewenangan (delegation of
authority) mengacu secara khusus pada kewenangan pengambilan keputusan, bukan
melakukan pekerjaan. Pendelegasian kewenangan memiliki efek positif pada
pengembangan manager professional, dan membawa iklim persaingan dalam
organisasi.
3. Pembagian Departemen. Cara organisasi dibagi
secara structural. Pembagian departemen ini dapat dikelompokkan menjadi
pembagian departemen berdasarkan fungsinya (functional departementalization),
berdasarkan wilayah (geographic departementalization), berdasarkan produk
(product departementalization), berdasarkan pelanggan (customer
departementalization).
4. Rentang Kendali adalah jumlah bawahan yang
melapor kepada atasan. rentang ini merupakan satu faktor yang mempengaruhi
bentuk dan tinggi suatu struktur organisasi.
B. Dimensi Struktur
Empat desain keputusan
(pembagian kerja, pendelegasian kewenangan, pembagian departemen, dan rentang
kendali) menghasilkan struktur organisasi, Para peneliti dan praktisi manajemen
berusaha untuk mengembangan pemahaman mengenai hubungan antar struktur dan
kinerja, sikap, keefektifan, dan variabel lainnya. Secara umum, gambaran
mengenai struktur meliputi formalisasi, sentralisasi, dan kerumitan.
1. Formalisasi mengacu derajat dimana segala
harapan mengenai cara dan tujuan pekerjaan dirumuskan, ditulis dan
diberlakukan. Suatu organisasi yang sangat formal, akan memuat prosedur dan
aturan yang ketat dalam setiap kegiatan / pekerjaan di dalam organisasi. Dengan
demikian, semakin formal suatu organisasi, maka semakin ketat pula aturan dan
prosedur kerja. Formalisasi merupakan hasil dari spesialisasi kerja yang
tinggi, pendelegasian kewenangan yang tinggi, pembagian departemen berdasarkan
fungsi, dan luasnya rentang kendali.
2. Sentralisasi merupakan dimensi struktur
organisasi yang mengacu pada derajat dimana kewenangan untuk mengambil
keputusan dikuasai oleh manajemen puncak. Hubungan sentralisasi dengan empat
desain keputusan adalah sebagai berikut : Semakin tinggi spesialisasi kerja,
semakin besar sentralisasi, Semakin sedikit kewenangan yang didelegasikan,
semakin besar sentralisasi, Semakin besar penggunaan departemen
berdasarkan fungsi, semakin besar sentralisasi, Semakin luas rentang kendali,
semakin besar sentralisasi
3. Kerumitan (complexity) adalah suatu struktur
organisasi yang mengacu pada jumlah pekerjaan atau unit yang berbeda dalam
organisasi.
Ada dua model umum desain organisasi, yaitu model mekanistik dan organik .
1. Model organisasi mekanistik, yaitu model yang menekankan
pentingnya mencapai produksi dan
efisiensi tingkat tinggi. Henry Fayol mengajukan sejumlah prinsip yang
berkaitan dengan fungi pimpinan untuk mengorganisasi dan empat diantaranya
berhubungan dengan pemahaman model mekanistik yaitu:
a) Prinsip Spesialisasi yaitu merupakan sarana terbaik untuk
mendayagunakan tenaga individu dan kelompok.
b) Prinsip Kesatuan Arah yaitu semua pekerjaan harus
dikelompokkan berdasarkan keahlian.
c) Prinsip Wewenang dan Tanggung jawab yaitu manager harus
mendapat pendelegasian wewenang yang cukup untuk melaksanakan tanggung jawab
yang dibebankan kepadanya.
d) Prinsip Rantai Skalar yaitu hasil alami dari pelaksanaan
ketiga prinsip sebelumnya adalah rantai tingkatan manajer dari peringkat
wewenang paling tinggi sampai dengan peringkat paling rendah. Rantai scalar
adalah jalur keseluruhan komunikasi vertical dalam sebuah organisasi.
Model
mekanistik sangat efisien karena karakteristik strukturnya. Model ini sangat
kompleks karena menekankan pada spesialisasi kerja, sangat disentralisasikan
karena menekankan wewenang dan tanggung jawab, sangat formal karena menekankan
fungsi sebagai dasar utama departementalisasi. Karakteristik dan praktek
organisasi ini mendasari model organisasi yang diterapkan secara luas. Namun,
model mekanistik bukan satu-satunya model yang diterapkan.
Menurut Herbert G.
Hicks, organisasi tipe ini mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
1. Mempunyai struktur
yang baik, yang dapat menggambarkan hubungan-hubungan wewenang (authority), kekuasaan,
(power), akuntabilitas (accountability), dan pertanggungjawaban (responsibility). Struktur itu dapat pula menunjukkan
saluran-saluran melalui komunikasi/tata-hubungan.
2. Memiliki spesifikasi jabatan yang jelas bagi setiap
anggota.
3. Hirarki dari tujuan organisasi formal dinyatakan dengan
tegas.
4. Dalam organisasi ini, masalah status, prestasi, gaji, kedudukan
atau pangkat dan penghasilan diatur dan diawasi dengan baik.
5. Organisasi ini tahan lama dan direncanakan, sebab
penempatannya sesuai dengan peraturan.
Mereka relatif tidak fleksibel.
6. Dalam organisasi ini, keanggotaan diperoleh secara sadar,
pada waktu tertentu dan umumnya terbuka.
Herbert G. Hicks,
juga memberikan beberapa contoh organisasi model mekanistik, antara lain
perusahan besar, pemerintah pusat dan daerah, serta universitas-universitas.
Organisasi ini juga
dapat pula dilihat dari bentuk hubungan-hunbungan yang terjadi antara
orang-orang dalam kelompok tersebut.
Dikatakan organisasi formal apabila hubungan antara orang-orang dalam
kelompok kerjasama bersifat formal, karena hubungan-hubungan formal pada
umumnya diatur dalam dasar hokum pendirian organisasi/lembaga.
Sedangkan menurut
salah satu sumber di internet[1],
organisasi mekanistik menganut sistem tertutup.
Sistem ini dasar pemikirannya banyak dipengaruhi oleh ilmuan – ilmuan
fisika dan diterapkan pada suatu sistem yang mekanistis. Konsentrasinya pada
hal – hal yang internal. Model ini satu – satunya model yang lama sekali
mempengaruhi pemikiran dalam administrasi Negara antara lain : model Birokratis
, model Hierarki , model Formal , model Rasional dan model mekanistis.
Sifat yang menonjol dari sistem tertutup adalah adanya kecendrungan yang kuat untuk bergerak mencapai keseimbangan dan entropi yang statis. Karakteristik lain yang dapat dipergunakan untuk mengenal sistem tertutup ini seperti yang dikatakan oleh Tom Burns dan G.M Stalker adalah :
Sifat yang menonjol dari sistem tertutup adalah adanya kecendrungan yang kuat untuk bergerak mencapai keseimbangan dan entropi yang statis. Karakteristik lain yang dapat dipergunakan untuk mengenal sistem tertutup ini seperti yang dikatakan oleh Tom Burns dan G.M Stalker adalah :
1. Tugas rutin terjadi dalam keadaan yang stabil
2. Adanya pembagian tugas
3. Sarana
4. Konflik di dalam organisasi diselesaikan dari atasan
5. Pertanggungjawaban
6. Rasa tanggung jawab dan loyalitas seseorang diberikan
kepada subunit birokrasi yang telah dibebankan kepadanya
7. Organisasi dipahami sebagai suatu struktur hierarki
8. Pengetahuan hanya inklusif berada pada pucuk hierarki (
pimpinan )
9. Interaksi diantara orang – orang dalam organisasi
cendrung vertikal
10. Gaya interaksi diarahkan untuk mencapai kepatuhan , komando
dan hubungan yang jelas antara atasan dan bawahan
11. Loyalitas dan kepatuhan pada seorang atasan dan
organisasi pada umumnya sangat ditekankan
12. Prestise adalah pelekat di dalamnya , yakni bahwa
kedudukan seseorang itu didalam organisasi sangat ditentukan oleh kantor dan
derajat seseorang.
Dapat diambil
kesimpulan bahwa sistem tersebut menekankan adanya keteraturan dan keajengan
seperti mesin pabrik yang bergerak berdasarkan aturannya untuk menjaga adanya
kestabilan. Max Weber menyebutnya tipe ideal dari suatu organisasi. Suatu tipe
ideal adalah bahwa organisasi itu berusaha untuk menjadi apa yang seharusnya
terjadi.
2. Model organisasi organik, yaitu menekankan pada
pentingnya mencapai keadaptasian dan perkembangan tingkat tinggi. Desain
organisasi ini kurang mengandalkan peraturan dan prosedur, wewenang yang
disentralisasikan atau spesialisas yang tinggi. Karakteristik dan praktek
organisasi yang mendasari model organik sama sekali berbeda dari karakteristik
dan praktek yang mendasari model mekanistik. Perbedaan yang paling mencolok
antara kedua model itu berasal dari kriteria keefektifan yang berbeda yang
ingin diusahakan sebesar-besarnya oleh masing-masing model. Jika model
mekanistik berusaha untuk mencapai efisiensi dan produksi secara maksimum, maka
model organik berusaha untuk mencapai keluwesan dan keadaptasian yang maksimum.
Organisasi organik bersifat luwes dan dapat beradaptasi dengan tuntutan
perubahan lingkungan karena desain organisasinya mendorong untuk lebih
mendayagunakan potensi manusia.
Dalam pengertian
umum , model ini lebih menekankan saling hubungan dan saling ketergantungan
antara unsur – unsur organisasi yang bersifat sosial dan teknologi. Organisasi
dipertimbangkan sebagai serangkaian variable yang saling berhubungan sehingga
jika salah satu variable berubah menyebabkan berubahnya variable lainnya.
Karakteristik dari model menurut Burns dan Stalker merupakan kebalikan dari karakteristik dari sistem tertutup yang sebagai berikut :
1. Tugas yang tidak rutin berlangsung dalam kondisi yang
tidak stabil
2. Pengetahuan spesialis menyebar pada tugas – tugas pada
umumnya
3. Hasil lebih diutamakan
4. Konflik didalam organisasi diselesaikan dengan interaksi
antara teman sejawat
5. Pencairan pertanggung jawaban ditekankan
6. Rasa pertanggungjawaban dan loyalitas seorang adalah pada
organisasi secara keseluruhan
7. Organisasi dipandang sebagai struktur network yang
merembes
8. Pengetahuan atau informasi dapat berada dimana saja dalam
organisasi
9. Interaksi diantara orang – orang didalam organisasi
cendrung bergerak horizontal
10. Gaya interaksi yang diarahkan untuk mencapai tujuan lebih
bersifat saran dibandingkan pemberian instruksi
11. Hasil tugas dan pelaksanaan kerja yang baik diutamakan
12. Prestise ditentukan dari pihak luar